Pourquoi capitaliser les connaissances ?

La capitalisation du savoir est un sujet de plus en plus important en entreprise.

Pourquoi capitaliser les connaissances ?

Pourquoi capitaliser les connaissances ? La réponse de Cobbaï

La capitalisation des connaissances fait partie des outils de performance qu’il ne faut pas sous-estimer en entreprise. Facile à mettre en place, le challenge réside plutôt dans son utilisation à long terme. À quoi sert-elle vraiment ? Comment la structurer de manière utile efficace ? En quoi l’intelligence artificielle de Cobbaï pourrait-elle vous y aider ? La réponse à toutes vos questions se trouve dans cet article.

Lumière sur la capitalisation des connaissances

Capitaliser des connaissances, c’est partir du principe que les savoirs des uns pourraient être utiles à d’autres. Il s’agit donc de partager sa propre expérience avec autrui dans le but d’accumuler des connaissances pratiques et théoriques en vue d’un profit ultérieur. C’est une démarche qui s’inscrit dans une vision à moyen ou à long terme et qui peut être un réel avantage pour les entreprises.

Pour encadrer ce processus, l’Agence française de normalisation (AFNOR) a créé la norme FD X 50-190. Relative aux outils de management et de capitalisation d’expériences, elle explicite ce fonctionnement en 5 phases :

  • l’identification de l’expérience à capitaliser ;
  • la mise en place des dispositifs nécessaires à la capitalisation ;
  • la capture de l’expérience à réutiliser ;
  • la valorisation par transformation en informations utilisables ;
  • l’utilisation et l’actualisation du capital ainsi rassemblé.

IMAGE 1 : schéma classique d’un process de capitalisation 

🐹 Apprenez à traiter la non-qualité sans enclencher le mode pompier grâce à la capitalisation des connaissances. 

L’importance de la capitalisation des connaissances en entreprise

L’objectif de la capitalisation au sein d’une entreprise, c’est d’éviter toute perte de connaissances qui puisse être liée au temps qui passe ou au départ d’une personne experte (turn-over, retraite, fin de contrat, etc.).

Pour ce faire, de nombreuses structures ont décidé de mettre en place des outils partagés, tels que :

  • Le wiki : une sorte d’encyclopédie d’entreprise en ligne basée sur une démarche collaborative, sur laquelle on peut rédiger des articles ou des contenus explicatifs à destination de ses collaborateurs.
  • Les plateformes collaboratives et les réseaux sociaux d’experts : inspirés de Facebook, ils facilitent les échanges de savoirs au cœur de groupes qui présentent des intérêts communs. 
  • Le blog : tenu par les personnes les plus motivées, il centralise l’accès à l’information pour les membres d’une entreprise sur des thématiques clés ou des sujets d’actualité. 

À ce stade, il serait donc légitime de penser que les collaborateurs de telles structures ont une multitude de connaissances à portée de main. Malheureusement, plus les éléments s’accumulent, plus il devient difficile d’y accéder. Et une connaissance que l’on ne trouve pas, c’est une connaissance que l’on n’a pas. 

Rien ne sert de sauvegarder ses connaissances…

… si on est incapable de les retrouver.

Par ailleurs, certains facteurs intrinsèques à l’évolution du travail tendent à complexifier la capitalisation des connaissances en entreprise :

  • Le turn-over est de plus en plus important.
  • L’internationalisation des personnels grandit également.
  • L’emploi de prestataires s’intensifie dans une logique de réduction des coûts à court terme.

Le paradoxe de la capitalisation

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, plus on capitalise de connaissances, moins on a tendance à s’en servir. Ce phénomène, indépendant de toute mauvaise volonté, se base en réalité sur deux principes simples et universels. 

Premièrement, il s’avère que l’être humain est plutôt paresseux. Comme vous, il compile des informations en ajoutant des bookmarks à son navigateur pour s’y référer en temps voulu. Et comme vous, il n’arrive pas à les retrouver, ou ne pense même pas à les rechercher, quand il en a vraiment besoin. Plus le temps passe, plus les données s’accumulent, et plus il est difficile de s’y retrouver. On vous laisse imaginer ce que ça donne à l’échelle d’une entreprise ! 

Le problème, c’est que les bibliothèques de connaissances ne permettent pas de créer de relations entre plusieurs événements. Après plusieurs recherches infructueuses, les collaborateurs finissent donc par se tourner vers un expert pour obtenir l’information recherchée, délaissant complètement la base de données dont le contenu deviendra rapidement obsolète. Et pour couronner le tout, l’expert en question emportera son savoir avec lui lorsqu’il quittera l’entreprise. Heureusement que notre IA est là pour vous aider à remédier à cela !

Bon, d’accord, pas cette IA-là !

Deuxièmement, l’être humain aime être valorisé et n’apprécie pas qu’on se moque de lui. Imaginez que vous intégriez une nouvelle entreprise au sein de laquelle la capitalisation des connaissances vous est présentée comme étant une priorité absolue. Même si cette mission n’apparaît pas dans votre fiche de poste et que vous la percevez comme du travail supplémentaire, vous prendrez certainement le temps d’y contribuer pour le bien de l’entreprise. Alors si votre manager ne salue pas vos efforts lors de l’entretien annuel, vous aurez l’impression d’avoir fait tout ça pour rien. Pire, s’il ose vous reprocher de ne pas avoir été assez productif sur certains autres sujets, vous pourriez être très vexé. Résultat : la dynamique sera rompue et vous ne capitaliserez plus. 

Chez Cobbaï, nous sommes persuadés qu’une bonne capitalisation, c’est une capitalisation qui ne se voit pas. Et c’est là que notre IA peut vous venir en aide ! Une intelligence artificielle bien pensée doit être capable d’analyser vos données textuelles, de les recouper et de les rendre accessibles dès qu’un employé en exprime le besoin. Le tout, en permettant à tous les membres de l’entreprise de rester concentrés sur leurs tâches quotidiennes. Adopter notre solution, c’est favoriser une capitalisation des connaissances de qualité et dire adieu aux tâches supplémentaires et sous-valorisées.

Pour découvrir notre savoir-faire, visitez notre site Internet.